Entrypass Visitor Management System (VMS) adalah solusi perangkat lunak manajemen pengunjung modern yang dirancang untuk mengotomatisasi, menyederhanakan, dan meningkatkan keamanan seluruh alur proses penerimaan tamu di area korporat, gedung perkantoran, kawasan industri, hingga kompleks hunian. Sistem pintar ini menggantikan buku tamu manual yang rentan manipulasi dengan proses digital terintegrasi—mulai dari pendaftaran mandiri (self-registration), pra-registrasi daring oleh tuan rumah (host pre-registration), hingga verifikasi identitas instan. Menggunakan arsitektur berbasis web yang fleksibel serta berinteroperasi langsung dengan sistem kendali akses (**Access Control System**) Entrypass, platform ini mampu memantau, membatasi hak akses fisik tamu, dan menyajikan audit log pergerakan pengunjung secara *real-time*, menjadikannya fondasi esensial dalam menciptakan lingkungan operasional yang profesional, efisien, dan memenuhi standar kepatuhan keamanan tinggi.
Spesifikasi
| Arsitektur & Platform Sistem | Berbasis Web (Web-Based Client/Server) | Memungkinkan akses administrasi dan pemantauan dari browser mana pun tanpa perlu instalasi aplikasi lokal di setiap komputer staf. |
|---|---|
| Metode Pendaftaran Tamu |
Pra-Registrasi: Undangan via email/aplikasi oleh internal staf (Host) dengan pembuatan QR Code otomatis. Walk-In Registration: Pendaftaran langsung via resepsionis atau Kiosk mandiri (*Self-Service Kiosk*). |
| Integrasi Perangkat Keras | Mendukung pemindai dokumen (KTP/Paspor/SIM via OCR Scanner), Kamera Web (untuk foto wajah tamu), Printer Barcode/QR, dan Pemindai QR Code untuk verifikasi seluler. |
| Kompatibilitas Kontrol Akses | Terintegrasi penuh secara *native* dengan **Entrypass Platform1 / Platform2 Access Control** | Mampu memberikan hak akses sementara pada *turnstile*, lift (Elevator Control), atau pintu berbasis QR Code/Kartu. |
| Notifikasi & Pemberitahuan | Sistem peringatan otomatis instan melalui **Email** atau **SMS/WhatsApp Gateway** kepada pihak penjemput (Host) begitu tamu tiba di lobi. |
| Penyimpanan & Manajemen Data | Didukung basis data relasional skala korporat (Microsoft SQL Server) | Manajemen retensi data enkripsi terenkonsolidasi yang mendukung kepatuhan regulasi privasi data (GDPR / UU PDP). |
| Fitur Keamanan Khusus | Fitur **Blacklist/Watchlist** (Pencekalan tamu tak diinginkan) | Pelacakan status durasi kunjungan (*Overstay Alert*) | Dasbor Evakuasi Darurat (*Emergency Roll Call*). |
| Pelaporan & Analitik | Sistem laporan komprehensif yang dapat diekspor (PDF/Excel): Analisis pola kedatangan tamu, total durasi kunjungan, histori log aktivitas, hingga laporan kepadatan lalu lintas lobi. |
Fitur Unggulan
- Otomatisasi Lobi yang Efisien dengan Pra-Registrasi QR Code: Mengurangi antrean panjang di meja resepsionis secara drastis. Tuan rumah dapat mendaftarkan tamu terlebih dahulu melalui sistem, dan tamu akan menerima undangan digital berisi QR Code yang cukup dipindai di pintu masuk untuk verifikasi instan.
- Integrasi Kontrol Akses End-to-End yang Mulus: Tidak sekadar mendata nama, sistem VMS Entrypass terhubung langsung dengan infrastruktur fisik gedung. Barcode atau kartu akses yang dicetak untuk tamu dikonfigurasi secara otomatis hanya untuk membuka pintu atau lantai lift tertentu menuju ruangan yang dituju, dan hangus ketika masa kunjungan selesai.
- Keamanan Berlapis dengan Pencekalan (Watchlist) & Notifikasi Instan: Meningkatkan kewaspadaan perimeter gedung melalui fitur daftar hitam pintar. Jika mendeteksi individu yang masuk dalam daftar cekal, sistem akan memblokir pendaftaran dan mengirim alarm senyap ke tim sekuriti. Host juga akan menerima notifikasi otomatis begitu tamu sah mereka melakukan *check-in*.
- Ekosistem Berbasis Web yang Skalabel & Ramah Pengguna: Dirancang fleksibel untuk dapat diaplikasikan dari satu gedung perkantoran tunggal hingga multi-cabang regional yang terpusat. Staf dapat mengakses dasbor administrasi dari gawai apa pun tanpa batasan perangkat keras, memberikan fleksibilitas operasional yang tinggi.
- Kepatuhan Regulasi Privasi Data & Audit Forensik Akurat: Menggantikan buku tamu kertas terbuka yang melanggar privasi, sistem ini menjaga kerahasiaan data pengunjung di server terenkripsi. Seluruh riwayat kunjungan tersimpan rapi dan dapat ditarik sewaktu-waktu sebagai bukti audit forensik digital jika terjadi insiden internal.
